12 Bước để tổ chức một bữa tiệc Giáng sinh ấn tượng

Lượt xem: 752        Ngày đăng: 27/10/2016

Thay vì tổ chức các bữa tiệc giống nhau từ năm này qua năm khác,tại sao chúng ta không đưa ra một ý tưởng mới lạ cho năm nay, điều đó sẽ tạo ra không ít bất ngờ và hứng khởi cho nhân viên của bạn. Các bữa tiệc Giáng Sinh văn phòng là một cách để cảm ơn nhân viên cho công việc tuyệt vời của họ trong suốt cả năm. Điều đó sẽ làm cho họ cảm thấy được đánh giá cao và đem lại niềm vui trong công việc. Tuy nhiên, nhiệm vụ này lai thường đổ lên đầu những người ít có kinh nghiệm về tổ chức những sự kiện có quy mô lớn. Vì vậy, bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các bước cần thiết để tổ chức một bữa tiệc hoàn hảo dưới góc nhìn của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1. Đặt lịch

Giáng sinh là một khoảng thời gian bận rộn nhất trong năm. Bởi lẽ, đây là thời điểm rất nhiều sự kiện xã hội diễn ra. Vì vậy, chọn ngày và thông báo sớm để nhân viên hoạc khách mời xếp lịch ưu tiên là điều rất cần thiết. Thông qua đó, chúng ta sẽ nắm bắt được ý kiến và số lượng người tham gia. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, chúng ta không thể làm hài lòng tất cả mọi người nên tốt nhất là đi theo nguyên tắc “số đông” khi lựa chọn ngày.

Thông thường, tiệc thường được tổ chức vào thứ Bày hoặc Chủ nhật nhưng các ngày trong tuần lại thường có giá rẻ hơn và lực lượng phục vụ cũng đông hơn.

2. Nắm được nguồn ngân sách

Quy mô ngân sách sẽ có tác động rất lớn đến bữa tiệc Giáng sinh mà bạn tổ chức. Ngân sách quyết định mọi thứ từ thức ăn, đồ uống và địa điểm.

Được chi bao nhiêu hay cần phải chi như thế nào, bạn cần biết được thông tin này càng sớm càng tốt, bởi lẽ, chúng ta khoong thể lên kế hoạch cho một điều gì đó hoàn toàn không thực tế cả.

Phân bổ ngân sách là điều quan trọng nhất với người tổ chức. Điều này phụ thuộc vào loại hình của công ty bạn và những người làm việc trong đó. Đây là một bữa tiệc cảm ơn nên bạn cần tổ chức cho họ và khiến họ hài lòng. Đặc biệt, bạn nên để lại một khoản gọi là ngân quỹ dự phòng để dành cho những chi phí bất ngờ.

3. Lập kế hoạch quản lý sự kiện

Có rất nhiều các loại tiệc Giáng sinh để bạn lựa chọn. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, ngân sách, số lượng người tham dự và cần bao nhiêu người tham gia thực hiện kế hoạch, bao nhiêu người quản lý sự kiện.

Bạn cũng cần xem xét, sự kiện diễn ra ban ngày, buổi tối hay cả ngày cả tối.

Ngoài ra, dựa vào nguồn ngân sách thì đối tượng tham dự là những ai, có người thân của nhân viên không, có mời đối tác hay khách hàng thân thiết không.

Khi lập kế hoạch hãy đảm bảo nó là một bức tranh hoàn chỉnh và rõ ràng. Bạn nên hình dung về từng giai đoạn và ghi lại hành trình đó. Hơn thế, bạn cũng nên nghĩ về những sự cố bất ngờ và đưa ra phương án dự phòng.

4. Chọn địa điểm

Tốt nhất là nên đặt địa điểm từ trước bởi những địa điểm tốt thường rất nhanh kín chỗ. Nên chọn một địa điểm thích hợp nằm trong ngân sách và đặc biệt là có hỗ trợ internet cho khách tham dự.

Bên cạnh đó, bạn nên tận dụng tối đa sự hỗ trợ, hiểu biết và tư vấn của các nhóm tổ chức sự kiện tại địa điểm, vì họ là những người biết được tường tận điểm mạnh, điểm yếu, nơi đẹp nhất của từng địa điểm. Bạn có thể hỏi xem họ có sẵn những gì và những gì bạn được mượn, những gì bạn phải thuê chẳng hạn như thiết bị giải trí, đồ nội thất, nhân viên phục vụ, đồ trang trí…

Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng bạn nên thương lượng với họ về việc tăng hoặc giảm khách mời nếu chưa chốt được số lượng và cần kiểm tra lại tất cả các khoản phí trong hợp đồng để tránh những chi phí ẩn.

5. Tổ chức theo một chủ đề nhất định

Bạn cần chọn một chủ đề và một yếu tố chính làm điểm nhấn cho chủ đề đó.  Hãy tạo một danh sách liên kết mọi giai đoạn xoay quanh chủ đề như quầy bar, sân khấu, đồ ăn, đồ uống, âm nhạc… và nên quy định trang phục cho nhân viên phục vụ và khách tham dự để tạo nên sự độc đáo mà vẫn không làm loãng ý tưởng.

6. Thực phẩm

Đây là một phần quan trọng của bất cứ bữa tiệc nào và dễ dàng làm nổi chủ đề của bữa tiệc. Tùy thuộc vào địa điểm đã chọn mà bạn quyết định sử dụng dịch vụ ăn uống của họ hay thuê từ bên ngoài. Bạn nên tham khảo ý kiến của các đầu bếp và hãy tự tin vào sự lựa chọn của bạn. kiến của các đầu bếp và hãy tự tin vào sự lựa chọn của bạn.

7. Đồ uống

Bạn có thể lựa chọn đặt hàng trước hoặc trả tiền theo lượng tiêu thụ sau. Nếu bạn lo lắng về việc khó kiểm soát về chi phí thì có thể sử dụng  thẻ đồ uống. Tùy thuộc vào ngân sách mà bạn có thể theo cách phục vụ tại quầy hoặc để rải rác.

8. Âm nhạc

Âm nhạc cũng cần phải được lựa chọn đúng cách. Nếu ngân sách rộng rãi, có thể thuê một DJ hoặc một ban nhạc. Để khách mời tham gia có thể vui chơi hết mình, bạn cũng nên bố trí một sân khấu đủ rộng, phối hợp cùng với hệ thống âm thanh ánh sáng tạo không khí sôi động.

9. Giải trí

Các trò chơi là một trong những khía cạnh đáng nói nhất của sự kiện. Đó chính là cơ hội để gắn kết mọi người và tạo ra những khoảnh khắc vụng về đáng nhớ của các bạn đồng nghiệp.

Có rất nhiều tro chơi để bạn tham khảo. Tuy nhiên cần chọn những trờ chơi phù hợp, mang tính chất hài hước nhưng vẫn đảm bảo sự thanh lịch.

10. Lời phát biểu

Bạn cần thực hiện việc này với người quản lý để đưa ra được một lời cảm ơn sâu sắc và ấn tượng.

Bên cạnh đó, cũng cần phối hợp với ban nhạc để thống nhất thời điểm phát biểu.

11. Trang trí

Đôi khi những thay đổi nhỏ có thể tạo nên những khác biệt lớn. Hoa tươi, nến thơm, bóng bay đều là những thứ rất dễ mua nhưng đem lại hiệu quả trang trí lớn.

Ngoài ra, bạn cũng cần một nhiếp ảnh thay vì chụp bằng điện thoại. Các bức ảnh chất lượng, đẹp sẽ có tác dụng lớn trong ciệc quảng bá thương hiệu thông qua web công ty hay các phương tiện truyền thông khác.

Bên cạnh đó, nếu có thể hãy bố trí một tủ để đồ, tạo điều kiện cho khách mời vui chơi thoải mái nhất.

12. Quản lý sự kiện

Việc lập kế hoạch trước sẽ giúp bạn quản lý tốt sự kiện nhưng mọi yếu tố bất ngờ có thể xảy ra và bạn phải giải quyết nếu nó phát sinh. Hayc chuẩn bị tốt để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Bạn nên giới thiệu bản thân với các nhà cung cấp để họ có thể liên lạc với bạn trong trường hợp cần thiết.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng, mọi nhân viên phục vụ đều có thái độ vui vẻ, niềm nở để tạo không khí thoải mái nhất.

Nếu bạn còn băn khoăn lo lắng chưa biết nên tổ chức một bữa tiệc Giáng sinh sao cho ấn tượng thì hãy để Hòa Bình Group giúp bạn có được một bữa tiệc đáng nhớ với chi phí vô cùng tiết kiệm.

(Tổng hợp)

Video nổi bật