Bí quyết tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

Tổ chức sự kiện rất cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn quảng bá hình ảnh của công ty mình. Tổ chức sự kiện trong nhà với những sự chuẩn bị tốt và kế hoạch chi tiết sẽ đạt hiểu quả cao. Tuy  nhiên bạn đã bao giờ nghĩ đến việc tổ chức sự kiện ngoài trời để thay đổi không khí và tạo hiệu quả tốt hơn cũng như gây được tiếng vang lớn trong việc quảng bá hình ảnh của công ty chưa? Sau đây là một số bí quyết giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công nhé

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Tại sao không thử một chút không khí trong lành? Hít thở một nguồn năng lượng mới trong cuộc gặp mặt hoặc sự kiện tiếp theo của công ty bạn bằng cách lựa chọn một địa điểm ngoài trời. Trong mùa xuân, mùa hè và sớm thu, bạn có thể thấy được thời tiết tươi đẹp, một ngày dài, tự nhiên nhẹ nhàng của không gian bên ngoài hơn là chỉ bó gọn lại trong bốn bức tường chật chội.

Lên kế hoạch cho sự kiện ngoài trời

Lựa chọn địa điểm có thể là phần khó khăn nhất trong toàn bộ quá trình. Khi tổ chức một sự kiện ngoài trời cho một đơn vị nào đó, đây là những ý kiến cần xem xét:

Mục tiêu cho sự kiện này là gì? Biết chương trình nghị sự của bạn sẽ giúp thiết lập các giai điệu cho các loại vị trí, trang trí, và các tiện nghi khác cần thiết.

Số ngân sách mà bạn có thể sử dụng? Có rất nhiều các loại không gian mà bạn có thể sử dụng trong môi trường ngoài trời, chẳng hạn như gian hàng, lều, gazebos, cơ ​​sở thể thao, khu dã ngoại, hàng hiên, sàn thượng, và nhiều hơn nữa. Sự khác biệt giữa vị trí đặt và hỗ trợ dịch vụ của bạn một cách riêng biệt so với việc lựa chọn một địa điểm bao gồm tất cả là những gì? Khám phá lựa chọn của bạn để xem hiệu quả chi phí có thể được tìm thấy trong khi vẫn đạt được kết quả tương tự. 

- Có nhà vệ sinh, bãi đậu xe, phòng khách, và các tiện nghi khác nằm trong một khoảng cách thoải mái? Chọn một địa điểm phù hợp để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng của bạn. Nếu khách phải di chuyển từ nơi này đến nơi khác, thì có phương tiện hỗ trợ nào không?

- Thời tiết theo mùa như trong khu vực là gì? Bạn đang làm việc trong một không gian được bảo hiểm, chẳng hạn như một gian hàng, hoặc với một khu vực mở như sân tennis hoặc sân golf? Mẹ Thiên nhiên không thể đoán trước. Nếu bạn đang làm việc với một khu vực mở, nó có thể được có thể sắp xếp cho một lều hoặc các phương tiện sao lưu khác trong trường hợp có thời tiết khắc nghiệt.

- Làm thế nào thực đơn của bạn sẽ hỗ trợ các chủ đề hay mục đích của sự kiện này? Nếu bạn muốn mọi người để có thể hòa nhập dễ dàng, bufffet là lựa chọn tốt nhất. Hoặc, nếu bạn muốn một sự rung cảm chính thức hơn, nó có thể tạo ra một thiết lập một bữa tối thanh lịch với bữa ăn ba món chính trong một không gian được sắp đặt trước.

Trường hợp nghiên cứu: Sự kiện mùa xuân ngoài trời:

Vào mùa xuân năm 2012, Q Centre tổ chức sự kiện của công ty mình theo chủ đề Mùa xuân ở ngoài trời với sự tham gia của hơn 500 người. Đó là một cơ hội để xua tan đi mùa đông lạnh giá và chào đón mùa xuân xinh đẹp đang tới.

Những dãy bàn được khoác lên màu của mùa xuân như xanh dương, xanh lá, màu cam và vàng. Những bó hoa và chậu cây mùa xuân được đặt trên mỗi bàn.

Hoa cúc được treo trên trần nhà của mỗi gian hàng, kết hợp cùng ánh sáng làm điểm nhấn. Món ăn được lựa chọn để thể hiện bằng màu của hoa cỏ cảnh vật mùa xuân. Bởi vậy, sự kiện mang tới một cái nhìn và cảm nhận như một buổi picnic.

Quầy bar phục vụ nước chanh và những thức uống nhẹ nhàng dành cho mùa xuân, có cả khu tự phục vụ đồ uống mà khách tham gia có thể tự lựa chọn và lấy đồ cho mình. Con đường vào buổi tối được lát những ngôi sao phản quang lấp lánh vui mắt và tạo cảm giác thú vị cho khách.

Sự kiện đã kết thúc một cách thành công và để lại một quãng thời gian đáng nhớ cho những người tổ chức. Khách mời tham dự, từ khi đặt chân đến tới lúc ra về đều có những trải nghiệm tuyệt vời.

Kết luận

Một trong những lợi ích lớn nhất của không gian ngoài trời và nguồn năng lượng và bầu không khí tươi mới mà nó đem lại cho sự kiện của bạn. Dù bạn đang tìm kiếm ý tưởng để tổ chức một buổi hoạt động nhóm, trình diễn thời trang hay giới thiệu các mẫu thiết kế, sản phẩm mới, không khí bên ngoài sẽ giúp mang lại sự toiw mới và khiến mọi người năng động, kết nối hơn các sự kiện trong nhà.

Hãy sáng tạo trong việc tạo điểm nhấn khi tổ chức sự kiện ngoài trời và bạn có thể tạo ra một sự kiện có ấn tượng mạnh mẽ.