Trước khi tổ chức bất cứ sự kiện nào, bạn cần lên trước một kế hoạch chi tiết cụ thể. Để lên được kế hoạch đó, chúng ta cần làm được  những yếu tố sau:

1.    Xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. 

Trước hết cần xác định được mục đích của sự kiện là gì (khai trương, giới thiệu sản phẩm, sự kiện từ thiện, giáo dục…) để lập kế hoạch đúng hướng. Sau đó là xác định mục tiêu cảu sự kiện như hướng đến đối tượng nào (giới tính, lứa tuổi, nhân viên hay khách hàng…), có bao nhiêu người tham gia?

2.    Tập hợp được đội ngũ tình nguyện viên thực hiện.

Bạn nên cố gắng thuyết phục được những người có các kỹ năng khác nhau tham gia vào nhóm cảu bạn. Họ có thể giúp đỡ bạn trong nhiều việc từ lên ngân sách, chuẩn bị lịch trình, viết lời mời, thiết kế áp phích, chào đón khách, bày trí và dọn dẹp. Nếu có thể thì hãy chọn những ứng viên mà bạn tin tưởng. Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong đội đàm bảo được tiến độ công việc đã đề ra.

3.    Chuẩn bị ngân sách.

Bạn cần nắm được mức ngân sách chi cho sự kiện này. Ngoài ra, xác định xem bạn có được nguồn tài trợ nào khác hay không. Từ đó, hãy tình toán để đưa ra mức chi phí hợp lý. Bên cạnh đó, hãy để lại một khoản dự phòng cho những sự cố bất ngờ hoặc những phát sinh ngoài ý muốn.

4.    Quyết định thời gian và địa điểm

Đây là yếu tố quan trọng nhất khi nói về sự kiện. Bạn nên chọn thời gian mà phần lớn khách mời có thời gian để tham gia. Một địa điểm có vị trí thuận tiện là một điều rất cần thiết. Ngoài ra, hãy xem xét đến các yếu tố như bãi đậu xe, khu vực cho người khuyết tật, khu vực cho các bà mẹ có con nhỏ, kích thước không gian, trang thiết bị sẵn có. 

5.    Tiếp thị và quảng cáo

Hãy lên một kế hoạch để quảng bá về sự kiện của bạn. Có thể thông qua Facebook, Twitter hay một website chính thức. Ngoài ra, có thể dùng tờ rơi, poster giới thiệu. Tất cả những điều đó sẽ giúp khách mời tiếp cận với sự kiện của bạn và qua đó cũng giúp bạn nắm bắt được một phần nào đó thông tin phản hồi của khách hàng.

6.    Cuối cùng là hãy thống nhất lại toàn bộ kế hoạch và kết quả làm việc của các thành viên.

Tốt hơn hết, hãy cùng với nhóm của bạn cùng ngồi lại, hình dung toàn bộ những gì sẽ diễn ra, những yếu tố bất ngờ có thể phát sinh và phương án giải quyết.

Cách thức tổ chức một sự kiện- mua sắm và quảng bá sự kiện

Cách thức tổ chức sự kiện- quản lý sự kiện