Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lượt xem: 434        Ngày đăng: 10/11/2016

Khi tổ chức một sự kiện, bạn phải đối mặt với nhiều quyết định. Tuy nhiên, việc lựa chọn địa điểm là một trong những quyết định ảnh hưởng lớn đến sự kiện của bạn. Ban đầu, chúng ta thường khó mà có thể hình dung cần lựa chọn địa điểm như thế nào. Tuy  nhiên, bạn có thể căn cứ vào một số yếu tố sau: Ngân sách; Số người tham dự; Loại sự kiện (khai trương, công nghệ cao, triển lãm, tiệc…)

Một khi nắm bắt được những thông tin trên, bạn có thể bắt tay vào tìm kiếm địa điểm. Nếu có thể, bạn nên đặt trước khoảng một vài tháng để sự kiện được diễn ra vào đúng thời điểm mà bạn mong muốn. Trong khoảng thời gian đó, bạn có thể lên kế hoạch cụ thể và giới thiệu về sự kiện đối với khách mời tham gia.

Tìm kiếm một địa điểm phù hợp mất khá nhiều thời gian của bạn. Không chỉ liên hệ mà còn phải tận mắt khảo sát cơ sở vật chất, kỹ thuật của địa điểm trước khi ký kết hợp đồng. Bạn nên chọn ra vài địa điểm phù hợp nhất sau đó đi vào nghiên cứu cụ thể. Khi đã chọn được danh sách này, bạn hãy xem xét 10 yếu tố sau đây:

Chi phí

Nên chọn một địa điểm với giá thành hợp lý với ngân sách tổ chức sự kiện của bạn. Thông thường, giá thuê địa điểm những ngày trong tuần thường thấp hơn những ngày cuối tuần và ngày lễ.

Địa điểm

Địa điểm tổ chức sự kiện nên ở một vị trí hợp lý. Đối với một sự kiện mà người tham gia nằm trong phạm vi địa lý hạn chế nên lựa chọn những địa điểm tổ chức gần với công ty. Tuy nhiên, nếu sự kiện diễn ra ở bên ngoài như một sự kiện kèm theo du lịch và nghỉ dưỡng thì hãy chọn nới nào đó gần với sân bay hay bãi biển… Nếu người tham dự đang được lưu trú tại một khách sạn thì nên cân nhắc việc tổ chức sự kiện ngay tại đó nhằm tạo điệu kiện thuận lợi cho khách.

Không gian của địa điểm

Đặc biệt chú ý tới không gian của địa điểm tổ chức như kiến trúc, nội thất, trang trí sao cho phù hợp với sự kiện. Nếu là một bữa tiệc cuối năm thì nên chọn những nơi sang trọng, có kiến trúc độc đáo, tuy nhiên nếu đó là một hội chợ hay một triển lãm thì lại nên chọn những không gian đơn giản, thoáng đãng. Điều đó sẽ tạo nên hiệu ứng trang trí độc đáo cho sự kiện của bạn.

Dịch vụ và tiện nghi

Đừng chỉ xem xét các địa điểm thông qua website của họ mà bạn nên đến tận nơi để xem xét các dịch vụ và tiện nghi mà các địa điểm cung cấp. Những địa điểm có nhà bếp phục vụ tại chỗ thường rất thuận tiện.Tuy nhiên, một số nơi lại hợp tác với một vài nhà cung cấp bên ngoài hoặc hợp tác độc quyền với một nhà cung cấp thực phẩm nhất định. Và điều đó thật tuyệt nếu một địa điểm tuyệt vời hợp tác với một nhà cung cấp thực phẩm tuyệt vời.  Nếu không thì đây lại là một vấn đề lớn, ảnh hưởng khá nhiều đến đánh giá của người tham dự. Chính vì vây, tốt hơn bạn nên chọn một địa điểm cho phép bạn mang nhà cung cấp thực phẩm từ bên ngoài.

Bên cạnh đó, một địa điểm có sẵn bàn, ghế, khăn trải bàn hay các thiết bị nghe nhìn sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức và tiền bạc cho bạn.

Sức chứa của địa điểm

Dựa trên số lượng khách mời dự kiến để quyết định địa điểm. Bởi lẽ, trên thực tế 500 người có thể thoải mái trong một phòng cho 450 người nhưng không thể ở trong một phòng cho 250 người được. Bên cạnh đó, sức chứa của phòng cũng phải đảm bảo độ thông thoáng để phòng những sự cố bất ngờ.

Bãi đậu xe

Nên lựa chọn những địa điểm có bãi đậu xe gần và rộng để thuận tiện cho người tham dự.. Trong trường hợp xấu nhất là địa điểm có bãi đậu xe hẹp, bạn nên cân nhắc thuê một bãi đậu xe dự trữ gần đó.

Bố trí địa điểm

Khi tìm được địa điểm, bạn nên đưa ra một ý tưởng khái quát cho các hoạt động có thể diễn ra bao gồm các trang thiết bị, bố trí bàn ghế, sàn, sân khấu, các thiết bị nghe nhìn, khu vực kỹ thuật theo nhu cầu của từng nhóm người tham gia.

Bên cạnh đó, banjcungx cần xem xét đến lưu lượng giao thông tại các khu vực khác nhau như khu vực đăng ký, cửa ra vào. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đễn việc bố trí nội thất và các bảng biểu giới thiệu, hướng dẫn.

Khả năng tiếp cận của địa điểm

Khi xem xét đến yếu tố này, bạn cần nắm bắt được đối tượng tham gia, đặc biệt là những người có nhu cầu đặc biệt như người khuyết tật, người già hay các bà mẹ có con nhỏ.

Thiết kế an toàn

Vấn đề an toàn cần được xem xét kỹ lưỡng. Địa điểm tổ chức sự kiện cần có các thiết bị an toàn như các thiết bị phòng tránh cháy nổ, cửa thoát hiểm thuận tiện…

Nếu bạn chưa biết nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào thì hãy liên hệ ngay với Hòa Bình Group, với nhiều năm kinh nghiệm và là đối tác hàng đầu của nhiều khách sạn, trung tâm hội nghị, chúng tôi đảm bảo mang đến cho Quý khách những dịch vụ tuyệt vời với chi phí tiết kiệm.

TIN MỚI NHẤT TRONG CHUYÊN MỤC Cẩm nang
Video nổi bật