Cách dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tại Kiên Giang

Để tổ chức thành công một sự kiện tại Kiên Giang hay bất cứ đâu đều đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của rất nhiều yếu tố. Trong đó vấn đề dự trù kinh phí là một khâu cực kỳ quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị cho mỗi sự kiện. Dưới đây là cách dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện tại Kiên Giang bạn có thể tham khảo.

Nghiên cứu kỹ bản kế hoạch trước khi lập dự trù chi phí

Để dự toán chi tiết cho một sự kiện được chính xác, bạn cần nghiên cứu kỹ nội dung trong bản kế hoạch chuẩn bị cho sự kiện đó. Sự kiện có những tiết mục gì, những hoạt động gì, những ai sẽ tham gia, tổ chức ở địa điểm nào, thời gian nào… Tìm hiểu những điều đó, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì, và chi phí cần bỏ ra cho từng hạng mục là bao nhiêu. Nếu bạn chủ quan không nghiên cứu kỹ, bỏ qua một số hạng mục, thì bạn sẽ không có ngân sách chi cho mục này, và rất có thể sai lầm này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ event của bạn.

Cần nghiên cứu kỹ kế hoạch để lập bản dự trù kinh phí sát nhất

Lên danh sách các hạng mục cho sự kiện

Tiếp theo, bạn hãy liệt kê danh mục các dịch vụ và công cụ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện tại Kiên Giang, về số lượng, công dụng và chi phí. Khi làm một bảng dự trù kinh phí sự kiện, ngoài phí quản lý (10 – 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm event thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng chi phí một chương trình.

Các dịch vụ và công cụ này nên được sắp xếp thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện một cách khoa học để tiện theo dõi.

Âm thanh, ánh sáng là 2 hạng mục không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào

Dự trù kinh phí phát sinh cho những rủi ro

Sự kiện càng nhiều hạng mục, khả năng phát sinh chi phí càng cao. Hơn thế nữa, một sự kiện diễn ra hoàn hảo theo đúng kế hoạch 100% từ đầu đến cuối là không thể, có thể có rất nhiều sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện. Dự trù kinh phí cho việc tổ chức một event đã khó, phải dự trù cho cả những rủi ro không thể đoán trước lại là vấn đề nan giải hơn nữa.

Trước hết, bạn nên dự đoán những rủi ro có thể xảy ra đối với event của mình ví dụ như rủi ro từ hệ thống âm thanh ánh sáng, rủi ro về nhân lực, rủi ro về tài chính…Khi liệt  kê những dự đoán này thì bạn nên kèm theo việc dự trù kinh phí cho rủi ro.

Ví dụ bạn tổ chức sự kiện ở ngoài trời, hãy tính đến các biện pháp dự phòng như chuẩn bị sẵn ghế cho trường hợp người tham gia không đủ chỗ, chuẩn bị bạt đề phòng trời mưa, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ.

Nếu bạn không dự tính được đầy đủ phần kinh phí đó thì bản thân bạn hoặc công ty của bạn sẽ phải bỏ tiền ra để bù vào chi phí phát sinh đó.

Dự trù kinh phí cho những rủi ro phát sinh

Tổ chức sự kiện tại Kiên Giang tiết kiệm với HoaBinh Group

Trên đây là hướng dẫn tổng quát của HoaBinh Group về vấn đề dự trù ngân sách khi tổ chức sự kiện, hy vọng sẽ giúp ích được cho các bạn, giúp các bạn tổ chức được những sự kiện  tại thành công.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt với sự phát triển của chi nhánh công ty tại TP. HCM, HoaBinh Group tự tin đáp ứng tốt nhu cầu tổ chức sự kiện tại các tỉnh, thành phố thuộc khu vực miền Nam như Kiên Giang, Vĩnh Long…

Các hạng mục dịch vụ chúng tôi cung cấp gồm có:

   - Tổ chức lễ khai trương, lễ khánh thành

   - Tổ chức lễ khởi công, lễ động thổ

   - Tổ Chức hội thảo, hội nghị khách hàng

   - Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

   - Tổ Chức Tiệc tất niên, tân niên

   - Tổ Chức ngày hội việc làm, hội chợ triễn lãm

   - Tổ chức lễ hội văn hoá, Festival

   - Tổ chức Show Ca nhạc, DJ Show

…

HoaBinh Group cung cấp thiết bị sự kiện đầy đủ và hiện đại

Với lợi thế trang thiết bị sẵn có, mức giá dịch vụ của HoaBinh Group được đánh giá là khá cạnh tranh so với thị trường. Lựa chọn chúng tôi, quý khách chắc chắn sẽ có những sự kiện chất lượng với chi phí hợp lý nhất. Liên hệ hotline – 0913 311 911 để được tư vấn kĩ hơn nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện tại Kiên Giang nói riêng!