Cách thức tổ chức một sự kiện- mua sắm và quảng bá sự kiện

Lượt xem: 411        Ngày đăng: 14/11/2016

Sau khi đã lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, chúng ta cần bắt tay vào công đoạn mua sắm các trang thiết bị cần thiết và gửi thư mời hay quảng bá về sự kiện.

1.    Kiểm tra lại toàn bộ kế hoạch

Hãy đảm bảo rằng đến thời điểm này mọi thứ đã được xác định (thời gian, địa điểm, khách mời…). Lúc này mọi kế hoạch nên được ghi lại một cách chính xác bằng văn bản, thậm chí là thiết kế, cách bài trí cũng cần vẽ ra một cách chi tiết. 

2.    Họp nhóm.

Đến đây, các bạn cần họp nhóm một lần nữa. Hãy thông báo cho nhóm của bạn về mức ngân sách, lịch trình và phân công công việc cụ thể. Ngoài ra, cần thông báo về các vấn đề có thể phát sinh và phân công người phụ trách giải quyết các vấn đề đó.

3.    Quảng bá về sự kiện

Hãy chuẩn bị mọi tài liệu quảng cáo, thông báo với các công ty truyền thông, gửi thư, gọi điện hoặc lập một website chính thức để nói về sự kiện và để khách mời đăng ký tham dự.
Nếu sự kiện của bạn có nhà tài trợ hoặc thu tiền từ đại biểu, hãy đảm bảo bạn có một hệ thống thu tiêng như xác nhận, hóa đơn, phiếu thu và giấy tờ nói chung. Bạn cũng cần phải lưu giữa lại để làm chũng cứ xác thực sau này.

4.    Mua sắm và tập hợp các trang thiết bị cần thiết.

Tất cả nhưng thứ như quà tặng, giải thường, quà lưu niệm, giấy chứng nhận cho đến bàn, ghế, thiết bị âm thanh, ánh sáng, khăn trải bàn, đồ trang trí… đều phải tập hợp và ở trạng thái sẵn sang sử dụng. 
Bên cạnh đó, các bức ảnh quảng bá hay các đoạn video trình chiếu cũng cần được chuẩn bị trước. Ngoài ra, bạn cũng cần lựa chọn và đặt trước toàn bộ thực đơn cho sự kiện.

5.    Khảo sát lại địa điểm tổ chức

Bạn cùng toàn bộ thành viên trong nhóm cần khảo sát lại địa điểm từ bãi đậu xe,  nhà vệ sinh, các lối ra vào, lối thoát hiểm…Tất cả những điều đó, nhóm cảu bạn cần phải thuộc như lòng bàn tay để có thể hướng dẫn cho khách tham dự khi mới đến hoặc trong trường hợp khẩn cấp.

Các bước tổ chức sự kiện- Lên kế hoạch

Cách thức tổ chức sự kiện- quản lý sự kiện

Video nổi bật