Khi mọi thứ đã được lên kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ, chúng ta sẽ chuyển sang set up hệ thống và quản lý mọi vấn đề khi sự kiện diễn ra.
Trước khi diễn ra sự kiện, ít nhất là một ngày, tất cả các công việc như lắp đăt hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, bàn ghế, backdrop, banner đều phải được set up đầy đủ và hoàn chỉnh. Bạn nên kiểm tra lại 1 đến 2 lần để chắc chắn rằng mọi thứ đã ở vị trí sẵn sang. Đây là một công đoạn đòi hỏi nhiều về nguồn nhân lực và độ chính xác cao. Tuy nhiên, mọi thứ đã được lên kế hoạch và thiết kế từ trước nên thực hiện rất dễ dàng.

Một trong những khâu quan trọng nữa chính là quản lý sự kiện. Vào ngày diễn ra sự kiện, bạn cùng nhóm của mình nên đến sớm và kiểm tra mọi thứ một lần nữa. Hãy đảm bảo rằng mọi sự chỉ dẫn đến sự kiện đều dễ dàng nhìn thấy hoặc bố trí nhân sự chỉ dẫn cho khách đến tham dự sự kiện. Ngoài ra, các nhân viên thuộc ban tổ chức nên có đồng phục hoặc thẻ đeo tạo sự riêng biệt giúp người tham gia có thể tìm thấy sự giúp đỡ khi cần thiết.
Nên để bàn tiếp nhận và đăng ký ngay cửa để khách có thể thấy được những gì cần làm ngay khi bước vào. Đây không chỉ là nơi đăng ký mà còn là nơi chào đón, hướng dẫn và giải quyết mọi thắc mắc của khách mời.

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên chọn một vài bản nhạc nhẹ nhàng để tạo không khí thoải mái trong khi chờ đợi cho người tham gia. Bên cạnh đó, mỗi sự kiện nên mời đến một nhiếp ảnh gia để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ và vô hình chung, điều này tạo nên sự phấn khích cho nghiều người.
Ngoài ra, để gây ấn tượng với khách mời, bạn cũng nên cân nhắc tặng cho họ một món quà lưu niệm nhỏ.

Cuối cùng hãy đảm bảo bạn và nhóm của mình dọn dẹp sạch sẽ mọi thứ, những gì có thể giữ lại dùng cho sự kiện tới thì nên cất giữ cẩn thận, tránh hỏng hóc.

Các bước tổ chức sự kiện- Lên kế hoạch

Cách thức tổ chức một sự kiện- mua sắm và quảng bá sự kiện