Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Lượt xem: 533        Ngày đăng: 21/09/2015

Trong tác phẩm ‘Người lái đò sông Đà, Nguyễn Tuân có viết “Nếu coi lái đò là một nghệ thuật thì người lái đò chính là nghệ sĩ- chiến binh chinh phục thác ghềnh”. Đối với những nhà tổ chức sự kiện như chúng ta thì có thể nói tổ chức sự kiện là một nghệ thuật và trong đó nhà tổ chức sự kiện đích thực là một nghệ sĩ. Công việc này đòi hỏi sự gắn bó, nhanh nhạy, tỉ mỉ, quyết đoán và biết cách giải quyết những tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả để sự kiện được diễn ra trôi trảy từ đầu cho tới phút cuối cùng. 
Tổ chức sự kiện là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. 
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức. Với kinh nghiệm tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ trong hơn 10 năm qua, hãy lắng nghe các bậc “tiền bối” của Hoabinh Group chia sẻ một vài mẹo hay trong quá trình tổ chức sự kiện nhé. 

Tổ chức sự kiện đòi hỏi sự sáng tạo không ngừng nghỉ Những người làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như các đơn vị có nhu cầu tổ chức sự kiện phải luôn luôn đối mặt với câu hỏi “đổi mới hay là chết”. Đổi mới để cải tiến chất lượng sản phẩm, cách tiếp cận tới các đối tượng khách hàng khác mà hiện tại sản phẩm chưa vươn tới. Các khách mời luôn bận rộn và khi sự kiện của bạn góp mặt vào lịch trình đó, bắt buộc bạn phải sáng tạo những điều mới mẻ để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.
Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
Sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp có nghĩa nhà tổ chức sự kiện sẽ phải tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi vì càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác....

Sau mỗi sự kiện, các thành viên ekip tham gia tổ chức của Hoabinh Group lại dành thời gian ngồi với nhau, chia sẻ những khó khăn đã gặp phải trong quá trình tổ chức từ khâu âm thanh, ánh sáng, sân khấu, đạo diễn…. để rút ra kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện. Đối với các anh, những con người thầm lặng luôn đứng sau ánh đèn hào nhoáng của sân khấu, thì niềm vui lớn nhất sau chuỗi thời gian làm việc mệt mỏi, đơn giản là nụ cười mãn nguyện của MC khi chương trình chạy không vướng bất kỳ trục trặc nào, là tiếng vỗ tay không ngớt của khách mời khi sự kiện kết thúc. Và quan trọng hơn là khi nhận được cái gật đầu hài lòng của khách hàng.  

 

TIN MỚI NHẤT TRONG CHUYÊN MỤC Cẩm nang

tư vấn Dịch Vụ 24/7

   Hà Nội: 0913.311.911

Đà Nẵng: 0913.186.829

        HCM: 098.98.98.198

BÀI VIẾT CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Video nổi bật
CONTACT NOW