Hệ thống quản lí hội nghị - Xu thế tất yếu cho sự chuyên nghiệp

Lượt xem: 398        Ngày đăng: 17/10/2015

Mỗi năm có hàng nghìn hội nghị, hội thảo diễn ra tại Việt Nam trong các lĩnh vực:  Y tế, giáo dục, khoa học, kỹ thuật….. Tuy nhiên, công tác tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam vẫn còn chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà tổ chức. Một yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến thành công của hội nghị là do chưa có được một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp.  

tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp

Ở các quốc gia phát triển về nền tảng công nghệ thông tin như: Mỹ, Anh, Nhật Bản… thì hệ thống quản lí hội nghị đã được xây dựng và ứng dụng khá lâu, đã cho thấy rõ những ưu thế của nó. Thay vì phải liên hệ với ban tổ chức đăng ký tham gia hội nghị, phải gửi một loạt các văn bản, giấy tờ liên quan để tham dự hội nghị và đặt phòng, đặt vé máy bay…. thì hệ thống quản lý hội nghị giúp thông tin, kết nối tốt hai chiều giữa các đại biểu, tổ chức, cá nhân quan tâm với ban tổ chức một cách thuận tiện nhất và nhanh nhất. Chỉ cần một thiêt bị kết nối internet, mọi thao tác tương tác với hệ thống diễn ra chỉ trong vòng vài phút, đại biểu đã có thể đăng kí tham dự hội nghị, gửi bài báo cáo tham luận, đăng kí phòng khách sạn, visa, đặt vé máy bay…vv…và trả các khoản phí trên bằng thẻ thanh toán quốc tế cho các đăng kí trên thành công.

Ngày nay, việc ứng dụng hệ thống quản lí hội nghị trong tổ chức các hội nghị, hội thảo hiện nay là một yêu cầu tất yếu để trở nên chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm cả về thời gian, công sức, nhân lực. Bên cạnh đó, hệ thống cũng giúp theo dõi và kiểm soát được số lượng người tham dự hội nghị cũng như tiến độ, từ đó lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sát với thực tế. Đồng thời, quản lí, đánh giá được số lượng và chất lượng các bài báo cáo của đại biểu một cách nhanh chóng và khoa học; Thu được khoản kinh phí trước của các đại biểu đăng kí tham dự hội nghị phục vụ cho công tác tổ chức. Thêm vào đó, cũng giúp thu thập được thông tin phản hồi của đại biểu một cách nhanh chóng, qua đó góp phần để tổ chức thành công hội nghị; Tương tác, hỗ trợ 24/7 giúp đại biểu luôn an tâm và thoải mái khi mọi thắc mắc của mình được giải đáp. Đặc biệt, việc ứng dụng nó cũng tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho các đại biểu tham dự, tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về tính chuyên nghiệp, công tác tổ chức, về đất nước và con người nơi mà họ sẽ đến tham dự hội nghị đó. Đây là những giá trị mà các đơn vị tổ chức hội nghị đều hướng tới.

Một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp cần có những đặc điểm nổi bật như: Hệ thống phải hoàn toàn trực tuyến; Hỗ trợ đa ngôn ngữ; Phù hợp với tất cả các trình duyệt web; Phù hợp với mọi quy mô của hội nghị; Cổng thông tin với giao diện đẹp, độ tùy biến cao, phù hợp với màu sắc logo, nhận diện của hội nghị; Cung cấp đầy đủ và cập nhật các thông tin về hội nghị: Chương trình hội nghị, tin tức quan trọng, mốc thời gian quan trọng, hạn nộp bài tham luận…; Đăng kí tham dự hội nghị và nộp phí hội nghị trực tuyến; Hỗ trợ đặt phòng, đặt tour, đặt xe đón, tiễn sân bay, đặt làm visa trực tuyến; Thông báo các thông tin tương tác của đại biểu với hệ thống hoàn toàn tự động; Hệ thống quản lí nộp bài báo cáo tại hội nghị và xét duyệt bài báo cáo khoa học và thông minh; Đại biểu có quyền đăng nhập và được hỗ trợ 24/7 tại bất cứ đâu.

Trong thời kì phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông thì yêu cầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị đòi hỏi phải có những bước đột quá, cải tiến mới. Nắm bắt yêu cầu của khách hàng cũng như xu hướng ứng dụng trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, nhiều công ty như Hoabinhtourist & Convention (thuộc Hoabinhgroup), Goldentour & Convention v.v đã đầu tư nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lí hội nghị với nhiều tính năng rất chuyên nghiệp trên cơ sở học hỏi, tìm tòi những ứng dụng trên thế giới.  Tại Hoabinhtourist & Convnetion, hệ thống được xây dựng và đưa vào sử dụng từ đầu năm 2012, trải qua nhiều lần nâng cấp và sử dụng đến nay hệ thống đã trở nên hoàn thiện, nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng và là một trong những nhân tố cực kì quan trọng góp phần tạo nên thành công cho các hội nghị quốc tế như Hội nghị môi trường toàn quốc lần thứ IV, Hội nghị Quốc tế về khoa học vật liệu tiên tiến và công nghệ nano, Hội nghị Nuôi trồng Thủy sản Toàn cầu cho Giới lãnh đạo năm 2014 (GOAL 2014), Hội nghị Thống kê chính thức IAOS của Tổng cục Thống kê, Hội nghị quốc tế cục thú y của bộ Nông Nghiệp 2014, Hội nghị biển Đông tại Đà Nẵng 2014, Hội nghị ASEAN, Hội thảo Châu Á về Hệ thống thông tin và Hội thảo Châu Á về Học Máy, Hội nghị bệnh Thủy sản Châu Á Thái Bình Dương v.v.

Cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, của ngành công nghiệp tổ chức sự kiện và hội nghị, trong thời gian sắp tới xu hướng ứng dụng quản lí hội nghị này sẽ trở nên phổ biến hơn ở Việt Nam. Điều này sẽ góp phần giúp cho chúng ta nắm bắt và hòa nhịp nhanh hơn với sự phát triển của thế giới.

 

tư vấn Dịch Vụ 24/7

   Hà Nội: 0913.311.911

Đà Nẵng: 0913.186.829

        HCM: 098.98.98.198

Video nổi bật
CONTACT NOW