Từ A-Z quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả

Lượt xem: 57        Ngày đăng: 14/10/2020

Tổ chức sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm nổi bật của loại hình sự kiện này so với kiểu tổ chức sự kiện truyền thống. Ở bài viết dưới đây, HoaBinh Group xin chia sẻ từ A-Z quy trình cơ bản để tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả.

Hội nghị trực tuyến đang dàn trở thành xu thếHội nghị trực tuyến đang dàn trở thành xu thế

Ưu điểm của việc tổ chức hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến có khả năng kết nối nhanh chóng, nhiều người có thể tham gia họp một cách trực tiếp mà không phải thông qua một người thứ hai đảm bảo độ chính xác thông tin 100%, giúp cho việc đưa ra các quyết định một cách kịp thời và hiệu quả làm tăng sự tương tác giữa các chi nhánh trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp hợp tác với nhau. Ngoài ra, toàn bộ cuộc họp sẽ được lưu trữ dưới dạng các đoạn phim, do đó khi cần doanh nghiệp có thể xem lại.

Giải pháp hội nghị trực tuyến với hệ thống thiết bị giúp truyền tải âm thanh, hình ảnh giữa hai hay nhiều địa điểm từ xa kết đối qua đường truyền mạng giúp liên lạc nhiều chiều thông qua video và truyền âm thanh sẽ giúp doanh nghiệp kết nối nhanh chóng, tiết kiệm được rất nhiều chi phí như chi phí chuyển, rủi ro khi di chuyển quá xa, thời gian đi lại giữa các địa điểm.

Hội nghị trực tuyến có ưu điểm tăng khả năng tương tác không giới hạn không gian, thời gian và tiết kiệm nhiều chi phíHội nghị trực tuyến có ưu điểm kết nối không giới hạn không gian, thời gian

và tiết kiệm nhiều chi phí

Quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả

Quy trình tở chức hội nghị trực tuyến hiệu quảQuy trình tở chức hội nghị trực tuyến hiệu quả

Xác định mục tiêu tổ chức

Xác định mục tiêu tổ chức là bước đầu tiên của quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả. Ở bước này bạn cần xác định hội nghị có mục đích gì? Chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hay đào tạo? Sự kiện miễn phí hay thu phí? Phát public hay private?

Lên kế hoạch tổ chức bao gồm

  • Thời gian: thời lượng hội nghị phổ biến sẽ là khoảng từ 60 – 90 phút.
  • Chủ đề sự kiện: cần thể hiện được rõ nội dung, lợi ích mang lại cho người tham dự. Các diễn giả nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng sẽ giúp thu hút số lượng lớn người tham gia.
  • Nội dung sự kiện: sẽ được diễn giả trình bày đi kèm với slide thuyết trình, vì thể hãy thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video mình hoạ ấn tượng. Có thể tham khảo các ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như: envato, prezi…
  • Lựa chọn kênh phát trực tiếp: facebook, youtube, zoom… Phần tương tác cùng khán giả có thể sử dụng sli.do để đặt câu hỏi, kahoot để tạo trắc nghiệm, thăm dò ý kiến.

Truyền thông cho hội nghị

Truyền thông hội nghị trực tuyến cũng là một trong những phần đóng vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện trực tuyến.  Nhà tổ chức có thể lựa chọn truyền thông hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp với các phương tiện truyền thông khác để tăng hiệu quả.

Lắp đặt thiết bị phòng họp trực tuyến

  • Xác định rõ ràng bạn cần kết nối bao nhiêu điểm, để lên giải pháp đúng đắn, có hai mô hình chính là site to site (mô hình chỉ kết nối hai điểm) và Multisites (mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên).
  • Xác định chính xác ngân sách đầu tư của, sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp nhanh chóng và lựa chọn thiết bị phù hợp.
  • Khảo sát phòng họp xem số lượng người là bao nhiêu để lựa chọn bộ thiết bị phù hợp, tiết kiệm ngân sách mà vẫn giữ được sự hiệu quả.
  • Lựa chọn thiết bị, lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín phù hợp nhất với doanh nghiệp.
  • Lên giải pháp
  • Xây dựng mô hình

Gửi form đánh giá sự kiện & tài liệu chuyên môn

Sau hội nghị trực tuyến , cần thu thập các ý kiến đánh giá để cải thiện chất lượng nội dung cho các sự kiện sau. Ngoài ra người tham dự luôn muốn nhận được tài liệu hoặc video ghi hình lại sự kiện.

Trên đây là quy trình các bước tổ chức hội thảo trực tuyến cơ bản để đảm bảo hội thảo diễn ra thành công nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và thiết thực cho doanh nghiệp.

HoaBinh Group với nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, cùng các chuyên gia giàu kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên trẻ, năng động, nắm bắt nhanh công nghệ, luôn nỗ lực mang đến những hội nghị trực tuyến tốt nhất cho khách hàng. Quý doanh nghiệp quan tâm xin vui lòng gọi đến hotline 0913 311 911 để được tư vấn và hỗ trợ.

>>> Tìm hiểu về các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến

Hỗ trợ dịch vụ 24/7

   Hà Nội: 0913.311.911

Đà Nẵng: 0913.186.829

BÀI VIẾT ĐƯỢC QUAN TÂM NHẤT
Video nổi bật