TRƯỚC KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, ĐỪNG BỎ QUA 12 THÔNG TIN NÀY

Một hội nghị được chuẩn bị tốt thường bắt đầu từ một yêu cầu rõ ràng.

Cùng là chương trình dành cho 300 đại biểu, nhưng sự khác biệt về mục tiêu, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, kỹ thuật hay ngân sách có thể dẫn đến cách tổ chức và phạm vi công việc hoàn toàn khác nhau.

Khi đầu bài chưa đầy đủ, quá trình trao đổi dễ kéo dài, báo giá khó đối chiếu, một số hạng mục có thể bị bỏ sót hoặc phải bổ sung khi kế hoạch đã được xây dựng.

Vì vậy, trước khi làm việc với đơn vị tổ chức, một brief ngắn gọn nhưng đủ dữ liệu sẽ giúp các bên nhanh chóng xác định đúng nhu cầu và thống nhất phạm vi công việc.

12 thông tin nên có trong brief hội nghị

• Tên & mục tiêu chương trình – Mục tiêu chính và kết quả mong muốn.
• Thời gian dự kiến – Ngày tổ chức, thời lượng, khung giờ.
• Địa điểm/khu vực – Đã có địa điểm hay cần tư vấn, đề xuất?
• Quy mô – Số lượng khách/đại biểu dự kiến.
• Thành phần tham dự – Lãnh đạo, đối tác, chuyên gia, khách quốc tế…
• Hình thức chương trình – Hội nghị, hội thảo, phiên chuyên đề, triển lãm, gala…
• Yêu cầu không gian – Bố trí phòng, sân khấu, khu check-in, gian hàng và các khu vực chức năng.
• Thiết bị & kỹ thuật – Âm thanh, ánh sáng, LED, trình chiếu, phiên dịch, livestream…
• Nhận diện & truyền thông – Key visual, backdrop, POSM, quay phim, chụp ảnh…
• Hậu cần đại biểu – Di chuyển, lưu trú, đón tiễn và các hỗ trợ cần thiết.
• Ngân sách dự kiến – Khoảng ngân sách hoặc mức trần cần kiểm soát.
• Đầu mối & quy trình phê duyệt – Người phụ trách, các mốc duyệt và thời hạn quan trọng.

Brief rõ hơn – phối hợp dễ dàng hơn

Với doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức có nhiều bộ phận cùng tham gia, brief còn là cơ sở để thống nhất yêu cầu, kiểm soát các hạng mục và thuận tiện hơn trong quá trình xem xét, phê duyệt.

Từ kinh nghiệm thực tế trong tổ chức nhiều loại hình hội nghị – sự kiện, The HBG tổng hợp mẫu brief 12 nội dung trên như một checklist tham khảo, giúp khách hàng chuẩn bị đầu bài trước khi trao đổi với đội ngũ phụ trách.

Một đầu bài đầy đủ giúp quá trình tư vấn đi đúng trọng tâm, hạn chế điều chỉnh không cần thiết và tạo nền tảng để chương trình được chuẩn bị đồng bộ.

The HBG – Một đầu mối triển khai trọn gói cho hội nghị và sự kiện.

Liên hệ The HBG để được tư vấn và xây dựng giải pháp phù hợp với yêu cầu của chương trình.

———————

🌎THE HBG – CHẤT LƯỢNG TẠO DANH TIẾNG!

✪ Hà Nội: 29 Đoàn Thị Điểm, Phường Ô Chợ Dừa, TP. Hà Nội

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Phường Hải Châu, TP. Đà Nẵng

TP. HCM: 05 Hoa Cau, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM

Chi nhánh khác: Thái Lan, Singapore

📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: 0939 311 911 – 0913 311 911

☑️ https://zalo.me/hoabinhgroupofficial

🌐 https://hoabinh-group.com/

📧 info@hoabinh-group.com